Анализ условий хранения документов для обеспечения сохранности и разработка предложений по их совершенствованию (Финансово-Экономический Колледж)
|
Работа сделана на примере Межрайонного отделения вневедомственной охраны по Дебесскому району (Удмуртская респ, Дебесский р-н, село Дебесы).
Есть приложения.
ВВЕДЕНИЕ 3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ УЧРЕЖДЕНИЯ 6
1.1 Нормативно-законодательная база по организации хранения архивных документов6
1.2 Требования к зданиям и помещениям архива 11
1.3 Режимы хранения документов и основные принципы размещения документов 15
2 АНАЛИЗ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ В МО ВНЕВЕДОМСТВЕННОЙ ОХРАНЫ ПО ДЕБЕССКОМУ РАЙОНУ 22
2.1 Организационно-экономическая характеристика МО вневедомственной охраны по Дебесскому району 22
2.2 Анализ организация хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району. Выявление недостатков..29
2.3 Рекомендации по совершенствованию организации хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району 35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 38
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 41
ПРИЛОЖЕНИЕ 45
Есть приложения.
ВВЕДЕНИЕ 3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ УЧРЕЖДЕНИЯ 6
1.1 Нормативно-законодательная база по организации хранения архивных документов6
1.2 Требования к зданиям и помещениям архива 11
1.3 Режимы хранения документов и основные принципы размещения документов 15
2 АНАЛИЗ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ В МО ВНЕВЕДОМСТВЕННОЙ ОХРАНЫ ПО ДЕБЕССКОМУ РАЙОНУ 22
2.1 Организационно-экономическая характеристика МО вневедомственной охраны по Дебесскому району 22
2.2 Анализ организация хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району. Выявление недостатков..29
2.3 Рекомендации по совершенствованию организации хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району 35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 38
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 41
ПРИЛОЖЕНИЕ 45
Ежедневно в организациях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов, которые имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти без затруднений необходимый документ разработана примерная система организации хранения документов на предприятии после окончания работы с ними и до поступления их в архив. Соблюдение всех правил и требований позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что необходимость сохранности документов в течение установленных сроков обусловлена возможностью использования, содержащейся в них информации в различных целях.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
- предоставление помещения для размещения архивных документов;
- обеспечение нормативных условий хранения документов;
- выполнение требований к размещению документов архивохранилище;
- проверка наличия и состояния документов.
Объектом исследования является система организации хранения архивных документов.
Предмет исследования – нормативные требования по обеспечению сохранности документов.
Целью работы является анализ организации условий хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить нормативно-законодательную базу по организации хранения архивных документов;
- изучить требования к зданиям и помещениям архива;
- рассмотреть режимы хранения документов и основные принципы размещения документов;
- дать организационно-экономическую характеристику МО вневедомственной охраны по Дебесскому району;
- проанализировать организацию хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району. Выявление недостатков;
- разработать рекомендации по совершенствованию организации хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району.
Для написания работы использовались эмпирические методы научного исследования: наблюдение, беседа и общелогические методы: анализ, обобщение.
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и учебными пособиями и т.д. Вопросы организации текущего хранения документов стали объектом пристального внимания многих исследователей. Некоторые аспекты этих проблем нашли отражение в научных трудах Андреевой В.И., Бобылевой М.П, Березиной НМ., Ларина М.В., Рогожина М.Ю., Еремченко В.А.и др. Литература по данной теме охватывает все процессы подготовки документов и организацию работы с документами, в том числе и хранение, вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы в работе архивных учреждений и быть полезным в работе архивистам.
Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.
В первой главе рассматриваются теоретические вопросы организации хранения документов в архиве.
Во второй главе дается характеристика деятельности предприятия, проводится анализ организации хранения документов в архиве. Далее выявлены недостатки в организации хранения документов в архиве и выработаны рекомендации по их устранению.
В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что необходимость сохранности документов в течение установленных сроков обусловлена возможностью использования, содержащейся в них информации в различных целях.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
- предоставление помещения для размещения архивных документов;
- обеспечение нормативных условий хранения документов;
- выполнение требований к размещению документов архивохранилище;
- проверка наличия и состояния документов.
Объектом исследования является система организации хранения архивных документов.
Предмет исследования – нормативные требования по обеспечению сохранности документов.
Целью работы является анализ организации условий хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить нормативно-законодательную базу по организации хранения архивных документов;
- изучить требования к зданиям и помещениям архива;
- рассмотреть режимы хранения документов и основные принципы размещения документов;
- дать организационно-экономическую характеристику МО вневедомственной охраны по Дебесскому району;
- проанализировать организацию хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району. Выявление недостатков;
- разработать рекомендации по совершенствованию организации хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району.
Для написания работы использовались эмпирические методы научного исследования: наблюдение, беседа и общелогические методы: анализ, обобщение.
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и учебными пособиями и т.д. Вопросы организации текущего хранения документов стали объектом пристального внимания многих исследователей. Некоторые аспекты этих проблем нашли отражение в научных трудах Андреевой В.И., Бобылевой М.П, Березиной НМ., Ларина М.В., Рогожина М.Ю., Еремченко В.А.и др. Литература по данной теме охватывает все процессы подготовки документов и организацию работы с документами, в том числе и хранение, вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы в работе архивных учреждений и быть полезным в работе архивистам.
Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.
В первой главе рассматриваются теоретические вопросы организации хранения документов в архиве.
Во второй главе дается характеристика деятельности предприятия, проводится анализ организации хранения документов в архиве. Далее выявлены недостатки в организации хранения документов в архиве и выработаны рекомендации по их устранению.
В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.
При подготовке выпускной квалификационной работы была определена цель исследования — выявление проблем сохранности документов в архиве как одного из главных направлений его работы.
Реализации цели исследования способствовало решение следующих задач:
— проанализирована документация, регламентирующая деятельность архива,
— изучены требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива,
— рассмотрены особенности режима хранения документов в архиве, в зависимости от вида носителя,
— проведен анализ сохранности документов в архиве,
— предложены пути улучшения условий обеспечение сохранности документов в архиве.
Обеспечение сохранности документов является важнейшим направлением в деятельности архивов. Организовать архив и следить за сохранностью документов это довольно сложно, так как все документы не хранятся вечно. Именно в этом и проявляется актуальность вопроса обеспечения сохранности документов организации.
Проведенный анализ теоретического и практического материала, позволил сделать ряд выводов.
В каждом учреждении должен быть создан архив, работа которого должна быть организована на нормативно-правовой базе, состоящей из Федеральных законов, основных методических рекомендаций и указаний по обеспечению сохранности документов, в соответствии с нормативно-правовой базой, архив должен осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Деятельность архивов организации базируется и на локальных нормативных актах, которые создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах обеспечения их сохранности и использования.
Локальная документация, которая регламентирует деятельность архива учреждения, разрабатывается в самом архиве. К таким документам относятся:
1. Положение об архиве организации; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объединенном ведомственном (межведомственном) архиве; положение об экспертной комиссии; положение об архивохранилище; должностная инструкция архивариуса; инструкции о выполнении определенных функций, связанных с обеспечением сохранности архивных документов.
2. Документы, общие для всей организации: устав, положение о персональных данных, инструкция о службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Все архивы должны соблюдать единые правила хранения документов, а также обеспечивать условия по обеспечению сохранности архивных документов, если не выполнять требования, то это приведет к раннему старению или утрате архивных документов.
Мы выявили и описали ряд проблем, существующих в архиве
1. Архивохранилище располагается в подвальном помещении, что категорически запрещено.
2. Так как архив находится в подвальном помещении, из-за отсутствия окон, кондиционера и вентиляции, воздух в архивохранилище плохо циркулирует, и нет возможности поддерживать необходимый температурно-влажностный режим.
3. В архиве отсутствуют контрольно-измерительные приборы (термометры, гигрометры, психрометры) из-за чего невозможно контролировать и поддерживать температурно-влажностный режим. В соответствии с правилами, контроль должен производиться 1 раз в сутки и записываться в регистрационный журнал, в котором отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима.
4. В архивохранилище не проводится систематическая влажная уборка, обеспыливание стеллажей и шкафов, обработка цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов водными растворами антисептиков. Нет графика влажной уборки.
5. Поскольку окна отсутствуют, отсутствует и естественный свет, для освещения остается только искусственный свет, в архиве используются обычные лампы без плафонов, что не соответствует требованиям.
6. Расстановка стеллажей в архивохранилище не соответствует требованиям, так как нарушено необходимое расстояние между стеллажами, полом, потолком и стенами.
На основании выявленных проблем в архиве, были предложены рекомендации для их устранения.
Реализации цели исследования способствовало решение следующих задач:
— проанализирована документация, регламентирующая деятельность архива,
— изучены требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива,
— рассмотрены особенности режима хранения документов в архиве, в зависимости от вида носителя,
— проведен анализ сохранности документов в архиве,
— предложены пути улучшения условий обеспечение сохранности документов в архиве.
Обеспечение сохранности документов является важнейшим направлением в деятельности архивов. Организовать архив и следить за сохранностью документов это довольно сложно, так как все документы не хранятся вечно. Именно в этом и проявляется актуальность вопроса обеспечения сохранности документов организации.
Проведенный анализ теоретического и практического материала, позволил сделать ряд выводов.
В каждом учреждении должен быть создан архив, работа которого должна быть организована на нормативно-правовой базе, состоящей из Федеральных законов, основных методических рекомендаций и указаний по обеспечению сохранности документов, в соответствии с нормативно-правовой базой, архив должен осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Деятельность архивов организации базируется и на локальных нормативных актах, которые создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах обеспечения их сохранности и использования.
Локальная документация, которая регламентирует деятельность архива учреждения, разрабатывается в самом архиве. К таким документам относятся:
1. Положение об архиве организации; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объединенном ведомственном (межведомственном) архиве; положение об экспертной комиссии; положение об архивохранилище; должностная инструкция архивариуса; инструкции о выполнении определенных функций, связанных с обеспечением сохранности архивных документов.
2. Документы, общие для всей организации: устав, положение о персональных данных, инструкция о службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Все архивы должны соблюдать единые правила хранения документов, а также обеспечивать условия по обеспечению сохранности архивных документов, если не выполнять требования, то это приведет к раннему старению или утрате архивных документов.
Мы выявили и описали ряд проблем, существующих в архиве
1. Архивохранилище располагается в подвальном помещении, что категорически запрещено.
2. Так как архив находится в подвальном помещении, из-за отсутствия окон, кондиционера и вентиляции, воздух в архивохранилище плохо циркулирует, и нет возможности поддерживать необходимый температурно-влажностный режим.
3. В архиве отсутствуют контрольно-измерительные приборы (термометры, гигрометры, психрометры) из-за чего невозможно контролировать и поддерживать температурно-влажностный режим. В соответствии с правилами, контроль должен производиться 1 раз в сутки и записываться в регистрационный журнал, в котором отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима.
4. В архивохранилище не проводится систематическая влажная уборка, обеспыливание стеллажей и шкафов, обработка цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов водными растворами антисептиков. Нет графика влажной уборки.
5. Поскольку окна отсутствуют, отсутствует и естественный свет, для освещения остается только искусственный свет, в архиве используются обычные лампы без плафонов, что не соответствует требованиям.
6. Расстановка стеллажей в архивохранилище не соответствует требованиям, так как нарушено необходимое расстояние между стеллажами, полом, потолком и стенами.
На основании выявленных проблем в архиве, были предложены рекомендации для их устранения.
Подобные работы
- Учет производства и реализации продукции организации (Колледж делового администрирования, экономики и финансов (г. Оренбург))
Дипломные работы, ВКР, бухгалтерский учет, анализ и аудит. Язык работы: Русский. Цена: 1800 р. Год сдачи: 2024 - Проведения инвентаризации как метода финансового контроля (Финансово-Экономический Колледж)
Дипломные работы, ВКР, финансовый менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 1500 р. Год сдачи: 2024