ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА УРАЛЬСКОГО ФЕДЕРАЛЬНОГО УНИВЕРСИТЕТА
|
Глава 1 Основные проблемы перехода на электронные технологии 10
документооборота в России
1.1 Проблемы формирования терминологии автоматизации процессов 10 документационного обеспечения управления
1.2 Правовое регулирование и нормативно-методическое обеспечение 19 электронного документооборота
1.3 Проблемы классификации и критерии выбора СЭД 28
1.4 Основные этапы разработки и внедрения системы электронного 35 документооборота конкретной организации
Глава 2 Разработка и внедрение системы электронного документооборота 45 Уральского федерального университета имени первого Президента России Б. Н.
Ельцина
2.1 Информационное обследование документной деятельности УрФУ. 45 Формирование основных требований к системе электронного документооборота.
2.2 Проблемы выбора СЭД: выработка критериев экспертной оценки 50 программного обеспечения и фирмы-разработчика
2.3 Внедрение СЭД УрФУ на платформе «1)П<ЕСТГ1». основные этапы 62
2.4 Результаты внедрения СЭД УрФУ 65
Заключение 71
Список источников и литературы 76
Приложение 83
документооборота в России
1.1 Проблемы формирования терминологии автоматизации процессов 10 документационного обеспечения управления
1.2 Правовое регулирование и нормативно-методическое обеспечение 19 электронного документооборота
1.3 Проблемы классификации и критерии выбора СЭД 28
1.4 Основные этапы разработки и внедрения системы электронного 35 документооборота конкретной организации
Глава 2 Разработка и внедрение системы электронного документооборота 45 Уральского федерального университета имени первого Президента России Б. Н.
Ельцина
2.1 Информационное обследование документной деятельности УрФУ. 45 Формирование основных требований к системе электронного документооборота.
2.2 Проблемы выбора СЭД: выработка критериев экспертной оценки 50 программного обеспечения и фирмы-разработчика
2.3 Внедрение СЭД УрФУ на платформе «1)П<ЕСТГ1». основные этапы 62
2.4 Результаты внедрения СЭД УрФУ 65
Заключение 71
Список источников и литературы 76
Приложение 83
Последнее десятилетие ХХ века в нашей стране было насыщено событиями, связанными с глобальными изменениями системы государственного устройства и управления, проведением приватизации, формированием частного сектора экономики. В условиях конкуренции эффективное управление компаниями требует незамедлительного перехода на современные, гибкие методы управления бизнес-процессами, основанные на использовании современных информационных технологий.
Активному развитию и внедрению информационных технологий в российских организациях как государственных, так и частных способствовала политика, проводимая Правительством Российской Федерации. Организации, осуществляющие свою деятельность в реальных секторах экономики и действующие в правовом поле нашей страны, должны реагировать на политику правительства в сфере применения новейших технологий, в том числе информационных систем, призванных автоматизировать работу с документами.
Примером реализации этой политики является, в частности, распоряжение Правительства Российской Федерации от 11.06.2013 № 953-р «Об утверждении плана мероприятий («дорожной карты») «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса»» Указанный документ не только является последовательным шагом Правительства Российской Федерации в области оптимизации и повышения прозрачности работы органов государственной власти , но и содержит перечень требований по расширению сферы применения информационных технологий при работе с документами.
Информационные системы, автоматизирующие процессы движения документов, так называемые системы электронного документооборота (СЭД), начали применяться в России около 20 лет назад, однако только в последние несколько лет они стали рассматриваться и внедряться не только как системы для автоматизации процессов управления документами, но и как полноценные платформы для создания единого информационного пространства. Это, безусловно, расширяет границы использования подобных систем и повышает к ним интерес со стороны научного сообщества.
Лавинообразное расширение информационных потоков в современных образовательных организациях, увеличение динамики развития высших учебных заведений, требуют внедрения и более эффективного использования информационно-телекоммуникационных технологий, как в учебном процессе, так и в управленческой деятельности вуза.
Одной из важных составляющих совершенствования деятельности вуза является оптимизация документооборота, позволяющая уменьшить количество создаваемых документов, сократить временя поиска документной информации, необходимой для реализации деятельности сотрудников, повысить эффективности контроля принимаемых управленческих решений.
Данное диссертационное исследование проведено на материале внедрения системы электронного документооборота Уральского федерального университета имени первого Президента России Б. Н. Ельцина.
Согласно указа Президента Российской Федерации Д. А. Медведева № 1172 от 21 октября 2009 г., УрФУ организован на базе государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Уральский государственный технический университет — УПИ имени первого Президента России Б. Н. Ельцина» . 2 февраля 2011 г. министр образования и науки Российской Федерации А. А. Фурсенко подписал приказ о реорганизации УрФУ путем присоединения к нему Уральского государственного университета им. М. Горького . Таким образом, был завершен исторический цикл и университет, созданный в 1920 г. как единый вуз, призванный давать всестороннюю подготовку своим выпускникам, вновь обрел свой первоначальный статус.
УрФУ сегодня воплощает принцип универсальности образования: соединяет весь спектр технического, естественнонаучного и гуманитарного образования, становится центром научной и образовательной жизни, а также социального проектирования и инновационной активности. Это хорошая база для подтверждения звания крупнейшего федерального университета и надежная стартовая площадка для вхождения УрФУ в число ведущих мировых образовательных и интеллектуальных центров.
Вследствие слияния двух крупных учебных заведений, увеличения количества сотрудников и студентов, усложнения решаемых управленческих задач, был разработан проект внедрения системы электронного документооборота (СЭД) УРФУ. Цель внедрения СЭД - повышение эффективности управленческой деятельности за счет совершенствования делопроизводства как технологии управления.
Задачи реализации проекта:
• повышение качества и оперативности процессов документирования и организации работы с документами;
• снижение трудовых и временных затрат на документационное обеспечение управления;
• объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений Университета, включая территориально удаленные;
• обеспечение оперативного разграниченного доступа к документационным ресурсам;
• постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту .
Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что проблема внедрения СЭД в образовательных учреждениях не нашла отражения в известных исследованиях и фундаментальных трудах в области документоведения и документационного обеспечения управления. Действующие нормативные и методические документы не рассматривают порядок организации документооборота образовательных учреждений, отсутствуют методические рекомендации по выбору и внедрению СЭД в образовательные учреждения. Большая часть научных публикаций, диссертационных работ и методической литературы, посвященных вопросам внедрения СЭД, носит общий рекомендательный или прикладной характер и отражает в основном вопросы внедрения СЭД в отдельных предприятиях или государственных структурах.
Научные исследования ученых - документоведов не рассматривают прямо теоретические и практические аспекты внедрения СЭД в образовательные учреждения.
Но поскольку в основе организации делопроизводства в образовательных учреждениях лежат общие принципы делопроизводства, теоретические и методологические подходы в части выбора и внедрения СЭД в УрФУ были сформированы на основе изучения публикаций ведущих отечественных документоведов.
Изучение научных работ М.В. Ларина ,, О.И. Рыскова В.Ф. Янковой ,
М.П.Бобылевой , Т.В. Кузнецовой, Т.А.Быковой, А.В. Пшенко, Г.З. Залаева, С.Л.
Кузнецова предоставляет богатый материал для детального анализа законодательной базы и нормативных документов в области документоведения и архивного дела, позволяет подробно изучить вопросы управления документами в организациях, обобщить практический и теоретический опыт проектирования, выбора, внедрения СЭД . Полезную информацию содержат работы В.Э. Баласаняна , С.Л. Кузнецова , А.В. Ермолаевой . Фундаментальные исследования и публикации профессора М.В. Ларина содержат анализ действующего законодательства и нормативно-методических документов.
На основе литературы были изучены и проанализированы процессы формирования терминологии в области электронного документооборота, классификации электронных документов и автоматизированных систем.
Из литературы почерпнуты важные сведения по вопросам внедрения СЭД в различных организациях, методические рекомендации по оценке возможностей и функционала современных СЭД, предлагаемых на отечественном рынке.
Обширная информация для исследования была получена при изучении материалов, опубликованных в научных журналах «Вестник архивиста» и «Отечественные архивы». Был рассмотрен и проанализирован ряд работ А.А. Комаровой, Г.А. Савиной, Е.В. Сидоренко, посвященных опыту зарубежных коллег при внедрении электронного архива, нормативно-методическому обеспечению работы с электронными документами, применению информационных технологий при автоматизации работы архивов , регламентации управленческих процедур Работы и исследования ученых- документоведов и архивистов стали основой для анализа и выработки рекомендаций о необходимости включения в требования к корпоративным СЭД параметров по организации хранения разных видов документов в электронном виде.
При подготовке диссертационного исследования были рассмотрены периодические издания, предметом публикаций которых является применение современных технологий в области делопроизводства. Прежде всего, были изучены и применены в диссертационной работе материалы, опубликованные журналом «Современные технологии делопроизводства и документооборота», например, статья Т.В. Алексеева «Защита электронных документов» , статья Н.А. Сергеевой «Анализ результатов обследования и настройки СЭД» . В публикациях журнала «Делопроизводство» рассматриваются проблемы организации архивного хранения электронных документов и применения автоматизированных технологий в работе архивов , что позволяет получить обширную информацию для формирования функциональных требований к СЭД.
С учетом того, что тема диссертации недостаточно разработана, в процессе исследовательской работы был использован максимально широкий круг источников.
Источники диссертационного исследования можно разделить на следующие основные группы:
- нормативные акты по вопросам организации управления, информатизации и управления документацией;
- международные и национальные стандарты и методические пособия, содержащие рекомендации по организации работы с электронными документами и внедрению систем управления документами;
- аналитические отчеты по вопросам внедрения СЭД;
- материалы конференций и семинаров, посвященных вопросам организации и автоматизации документооборота;
- материалы, полученные в ходе практического внедрения СЭД в УрФУ.
Среди источников в первую очередь следует выделить нормативно-правовые акты, регулирующие правовые основы системы управления, которые также прямо или косвенно затрагивают вопросы управления документацией. Прежде всего, статьи первой и четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации .
Далее необходимо назвать группу законодательных актов, регулирующих вопросы применения информационных технологий в целом и систем управления электронными документами в частности, такие как Федеральный закон от 07.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от
06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и защите информации» , Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» , Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) «Об электронной подписи» .
Подробно нормативно-методическая база автоматизации процессов
документационного обеспечения управления охарактеризована в параграфе 1.2.
Изучение организационно-правовых, распорядительных, плановых, аналитических документов УрФУ позволило охарактеризовать и проанализировать проект СЭД УрФУ. Проект охватывает процессы административного документооборота и документооборота закупочной деятельности с обеспечением бесперебойного функционирования и безопасности системы. Проект предполагает разработку и встраивание в функционал существующей системы новых регламентов взаимодействия между подразделениями. В частности, разработку регламентов по работе с приказами по основной деятельности, по работе с иными распорядительными документами, временный регламент оформления приказов на командирование в СЭД, регламент по работе с документами системы менеджмента качества .
В процессе работы над диссертацией широко использованы российские интернет- ресурсы, содержащие статьи, аналитические обзоры и отчеты по вопросам истории развития и применения средств автоматизации, тексты стандартов и методических пособий и иная практическая и аналитическая информация.
Источником информации о компаниях - разработчиках СЭД были их сайты, рекламные материалы. Сайты предоставляли возможность ознакомления с техническими описаниями различных СЭД.
Целью магистерского исследования является изучение опыта внедрения системы электронного документооборота высшего учебного заведения Уральского федерального университета имени первого Президента России Б. Н. Ельцина.
Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:
- изучение проблем формирования и современного состояния терминологии автоматизации процессов документационного обеспечения управления;
- анализ правового регулирования и нормативно-методического обеспечения процессов автоматизации документационного обеспечения управления;
- анализ проблем классификации и критериев выбора СЭД;
- выявление и характеристика основных этапов разработки и внедрения СЭД в УрФУ;
- характеристика промежуточных результатов реализации проекта СЭД УрФУ.
Хронологические рамки исследования 2012 - 2013 гг. определены сроками
реализации проекта СЭД УрФУ.
Диссертационное исследование состоит из введения, двух глав, заключения. Снабжено необходимым научно-справочным аппаратом. Во введении раскрыта актуальность диссертационного исследования, определены цели и задачи работы, ее практическая значимость.
В первой главе рассмотрены проблемы формирования терминологии автоматизации процессов документационного обеспечения управления. Охарактеризовано правовое регулирование и нормативно - методического обеспечение автоматизации управленческих и делопроизводственных процессов. Рассмотрены проблемы классификации и критериев выбора СЭД. Охарактеризованы возможные основные этапы разработки и внедрения системы электронного документооборота организации.
Во второй главе охарактеризовано приведенное в процессе реализации проекта информационное обследование документной деятельности подразделений УрФУ. Описан процесс формирования основных требований к системе электронного документооборота Университета. В этой же глав выявлены и охарактеризованы основные этапы внедрения СЭД УрФУ на платформе «ОХКЕСТиМ».
Основные выводы исследования представлены в конце каждого параграфа, главы и в заключении.
Активному развитию и внедрению информационных технологий в российских организациях как государственных, так и частных способствовала политика, проводимая Правительством Российской Федерации. Организации, осуществляющие свою деятельность в реальных секторах экономики и действующие в правовом поле нашей страны, должны реагировать на политику правительства в сфере применения новейших технологий, в том числе информационных систем, призванных автоматизировать работу с документами.
Примером реализации этой политики является, в частности, распоряжение Правительства Российской Федерации от 11.06.2013 № 953-р «Об утверждении плана мероприятий («дорожной карты») «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса»» Указанный документ не только является последовательным шагом Правительства Российской Федерации в области оптимизации и повышения прозрачности работы органов государственной власти , но и содержит перечень требований по расширению сферы применения информационных технологий при работе с документами.
Информационные системы, автоматизирующие процессы движения документов, так называемые системы электронного документооборота (СЭД), начали применяться в России около 20 лет назад, однако только в последние несколько лет они стали рассматриваться и внедряться не только как системы для автоматизации процессов управления документами, но и как полноценные платформы для создания единого информационного пространства. Это, безусловно, расширяет границы использования подобных систем и повышает к ним интерес со стороны научного сообщества.
Лавинообразное расширение информационных потоков в современных образовательных организациях, увеличение динамики развития высших учебных заведений, требуют внедрения и более эффективного использования информационно-телекоммуникационных технологий, как в учебном процессе, так и в управленческой деятельности вуза.
Одной из важных составляющих совершенствования деятельности вуза является оптимизация документооборота, позволяющая уменьшить количество создаваемых документов, сократить временя поиска документной информации, необходимой для реализации деятельности сотрудников, повысить эффективности контроля принимаемых управленческих решений.
Данное диссертационное исследование проведено на материале внедрения системы электронного документооборота Уральского федерального университета имени первого Президента России Б. Н. Ельцина.
Согласно указа Президента Российской Федерации Д. А. Медведева № 1172 от 21 октября 2009 г., УрФУ организован на базе государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Уральский государственный технический университет — УПИ имени первого Президента России Б. Н. Ельцина» . 2 февраля 2011 г. министр образования и науки Российской Федерации А. А. Фурсенко подписал приказ о реорганизации УрФУ путем присоединения к нему Уральского государственного университета им. М. Горького . Таким образом, был завершен исторический цикл и университет, созданный в 1920 г. как единый вуз, призванный давать всестороннюю подготовку своим выпускникам, вновь обрел свой первоначальный статус.
УрФУ сегодня воплощает принцип универсальности образования: соединяет весь спектр технического, естественнонаучного и гуманитарного образования, становится центром научной и образовательной жизни, а также социального проектирования и инновационной активности. Это хорошая база для подтверждения звания крупнейшего федерального университета и надежная стартовая площадка для вхождения УрФУ в число ведущих мировых образовательных и интеллектуальных центров.
Вследствие слияния двух крупных учебных заведений, увеличения количества сотрудников и студентов, усложнения решаемых управленческих задач, был разработан проект внедрения системы электронного документооборота (СЭД) УРФУ. Цель внедрения СЭД - повышение эффективности управленческой деятельности за счет совершенствования делопроизводства как технологии управления.
Задачи реализации проекта:
• повышение качества и оперативности процессов документирования и организации работы с документами;
• снижение трудовых и временных затрат на документационное обеспечение управления;
• объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений Университета, включая территориально удаленные;
• обеспечение оперативного разграниченного доступа к документационным ресурсам;
• постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту .
Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что проблема внедрения СЭД в образовательных учреждениях не нашла отражения в известных исследованиях и фундаментальных трудах в области документоведения и документационного обеспечения управления. Действующие нормативные и методические документы не рассматривают порядок организации документооборота образовательных учреждений, отсутствуют методические рекомендации по выбору и внедрению СЭД в образовательные учреждения. Большая часть научных публикаций, диссертационных работ и методической литературы, посвященных вопросам внедрения СЭД, носит общий рекомендательный или прикладной характер и отражает в основном вопросы внедрения СЭД в отдельных предприятиях или государственных структурах.
Научные исследования ученых - документоведов не рассматривают прямо теоретические и практические аспекты внедрения СЭД в образовательные учреждения.
Но поскольку в основе организации делопроизводства в образовательных учреждениях лежат общие принципы делопроизводства, теоретические и методологические подходы в части выбора и внедрения СЭД в УрФУ были сформированы на основе изучения публикаций ведущих отечественных документоведов.
Изучение научных работ М.В. Ларина ,, О.И. Рыскова В.Ф. Янковой ,
М.П.Бобылевой , Т.В. Кузнецовой, Т.А.Быковой, А.В. Пшенко, Г.З. Залаева, С.Л.
Кузнецова предоставляет богатый материал для детального анализа законодательной базы и нормативных документов в области документоведения и архивного дела, позволяет подробно изучить вопросы управления документами в организациях, обобщить практический и теоретический опыт проектирования, выбора, внедрения СЭД . Полезную информацию содержат работы В.Э. Баласаняна , С.Л. Кузнецова , А.В. Ермолаевой . Фундаментальные исследования и публикации профессора М.В. Ларина содержат анализ действующего законодательства и нормативно-методических документов.
На основе литературы были изучены и проанализированы процессы формирования терминологии в области электронного документооборота, классификации электронных документов и автоматизированных систем.
Из литературы почерпнуты важные сведения по вопросам внедрения СЭД в различных организациях, методические рекомендации по оценке возможностей и функционала современных СЭД, предлагаемых на отечественном рынке.
Обширная информация для исследования была получена при изучении материалов, опубликованных в научных журналах «Вестник архивиста» и «Отечественные архивы». Был рассмотрен и проанализирован ряд работ А.А. Комаровой, Г.А. Савиной, Е.В. Сидоренко, посвященных опыту зарубежных коллег при внедрении электронного архива, нормативно-методическому обеспечению работы с электронными документами, применению информационных технологий при автоматизации работы архивов , регламентации управленческих процедур Работы и исследования ученых- документоведов и архивистов стали основой для анализа и выработки рекомендаций о необходимости включения в требования к корпоративным СЭД параметров по организации хранения разных видов документов в электронном виде.
При подготовке диссертационного исследования были рассмотрены периодические издания, предметом публикаций которых является применение современных технологий в области делопроизводства. Прежде всего, были изучены и применены в диссертационной работе материалы, опубликованные журналом «Современные технологии делопроизводства и документооборота», например, статья Т.В. Алексеева «Защита электронных документов» , статья Н.А. Сергеевой «Анализ результатов обследования и настройки СЭД» . В публикациях журнала «Делопроизводство» рассматриваются проблемы организации архивного хранения электронных документов и применения автоматизированных технологий в работе архивов , что позволяет получить обширную информацию для формирования функциональных требований к СЭД.
С учетом того, что тема диссертации недостаточно разработана, в процессе исследовательской работы был использован максимально широкий круг источников.
Источники диссертационного исследования можно разделить на следующие основные группы:
- нормативные акты по вопросам организации управления, информатизации и управления документацией;
- международные и национальные стандарты и методические пособия, содержащие рекомендации по организации работы с электронными документами и внедрению систем управления документами;
- аналитические отчеты по вопросам внедрения СЭД;
- материалы конференций и семинаров, посвященных вопросам организации и автоматизации документооборота;
- материалы, полученные в ходе практического внедрения СЭД в УрФУ.
Среди источников в первую очередь следует выделить нормативно-правовые акты, регулирующие правовые основы системы управления, которые также прямо или косвенно затрагивают вопросы управления документацией. Прежде всего, статьи первой и четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации .
Далее необходимо назвать группу законодательных актов, регулирующих вопросы применения информационных технологий в целом и систем управления электронными документами в частности, такие как Федеральный закон от 07.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от
06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и защите информации» , Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» , Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) «Об электронной подписи» .
Подробно нормативно-методическая база автоматизации процессов
документационного обеспечения управления охарактеризована в параграфе 1.2.
Изучение организационно-правовых, распорядительных, плановых, аналитических документов УрФУ позволило охарактеризовать и проанализировать проект СЭД УрФУ. Проект охватывает процессы административного документооборота и документооборота закупочной деятельности с обеспечением бесперебойного функционирования и безопасности системы. Проект предполагает разработку и встраивание в функционал существующей системы новых регламентов взаимодействия между подразделениями. В частности, разработку регламентов по работе с приказами по основной деятельности, по работе с иными распорядительными документами, временный регламент оформления приказов на командирование в СЭД, регламент по работе с документами системы менеджмента качества .
В процессе работы над диссертацией широко использованы российские интернет- ресурсы, содержащие статьи, аналитические обзоры и отчеты по вопросам истории развития и применения средств автоматизации, тексты стандартов и методических пособий и иная практическая и аналитическая информация.
Источником информации о компаниях - разработчиках СЭД были их сайты, рекламные материалы. Сайты предоставляли возможность ознакомления с техническими описаниями различных СЭД.
Целью магистерского исследования является изучение опыта внедрения системы электронного документооборота высшего учебного заведения Уральского федерального университета имени первого Президента России Б. Н. Ельцина.
Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:
- изучение проблем формирования и современного состояния терминологии автоматизации процессов документационного обеспечения управления;
- анализ правового регулирования и нормативно-методического обеспечения процессов автоматизации документационного обеспечения управления;
- анализ проблем классификации и критериев выбора СЭД;
- выявление и характеристика основных этапов разработки и внедрения СЭД в УрФУ;
- характеристика промежуточных результатов реализации проекта СЭД УрФУ.
Хронологические рамки исследования 2012 - 2013 гг. определены сроками
реализации проекта СЭД УрФУ.
Диссертационное исследование состоит из введения, двух глав, заключения. Снабжено необходимым научно-справочным аппаратом. Во введении раскрыта актуальность диссертационного исследования, определены цели и задачи работы, ее практическая значимость.
В первой главе рассмотрены проблемы формирования терминологии автоматизации процессов документационного обеспечения управления. Охарактеризовано правовое регулирование и нормативно - методического обеспечение автоматизации управленческих и делопроизводственных процессов. Рассмотрены проблемы классификации и критериев выбора СЭД. Охарактеризованы возможные основные этапы разработки и внедрения системы электронного документооборота организации.
Во второй главе охарактеризовано приведенное в процессе реализации проекта информационное обследование документной деятельности подразделений УрФУ. Описан процесс формирования основных требований к системе электронного документооборота Университета. В этой же глав выявлены и охарактеризованы основные этапы внедрения СЭД УрФУ на платформе «ОХКЕСТиМ».
Основные выводы исследования представлены в конце каждого параграфа, главы и в заключении.
Программа развития крупнейшего на Урале высшего учебного заведения "Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина" уделяет серьезное внимание развитию организационной структуры и модернизации административного управления высшим учебным заведением. Именно в целях повышения эффективности административного управления руководством Университета было принято решение о внедрении единой системы электронного документооборота УрФУ. Не случайно приказом ректора УрФУ проекту «Внедрение системы электронного документооборота» присвоен статус стратегического.
Опыт внедрения СЭД УрФУ представляет несомненный интерес для других высших учебных заведений, принявших решения о переходе на электронную технологию документооборота.
В процессе внедрения выявились многочисленные проблемы, характерные не только для внедрения СЭД в высших учебных заведениях, но и для процессов автоматизации управленческих процессов в целом.
Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами. Система электронного документооборота (СЭД) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла и автоматизации процессов взаимодействия сотрудников организации. В результате
внедрения СЭД должно формироваться единое информационное пространство организации.
Но зачастую организации, внедряющие автоматизированные системы, в результате получают не совсем то, что планировали. Многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя в качестве поставщиков решений для комплексной автоматизации документационного обеспечения управления, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции. В понятие СЭД различные разработчики вкладывают различное содержание. Во многом это объясняется отсутствием единого и полного понятийного аппарата в области создания и внедрения автоматизированных систем ДОУ и их универсальной классификации. Классификации СЭД отличатся друг от друга объемом, принципом классификации, охватом. Ни одна из классификаций не занимает исключительного положения. Не существует универсальной классификации, которую можно было эффективно использовать в качестве основы для формирования требований к СЭД.
В России нет стандартов, позволяющих реально оценивать программные продукты различных разработчиков. Серия стандартов на автоматизированную систему (принятых в 1989 -1990 гг.) касаются любой автоматизированной системы, не соответствуют современным требованиям. Отсутствует и развитый институт независимых экспертов.
Сложившаяся ситуация связана с отставанием теоретического осмысления и юридического обеспечения электронных технологий от их бурного практического развития. Процессы разработки внедрения, эксплуатации СЭД в России нормативно и методически не поддерживаются в достаточной мере. До сих пор отсутствует как базовый закон «Об электронном документе», так и базовый закон «Об электронном документообороте». Более того, в ряде федеральных законов прямо противопоставляются бумажная и электронная формы документов.
В таких условиях каждой организации приходится проделывать значительную работу по выбору СЭД, исходя из максимального учета особенностей организации ДОУ и собственных потребностей.
Выбирая, приобретая и внедряя автоматизированную систему руководители многих организаций до сих пор до конца не понимают, что автоматизация управленческих процессов, в частности процессов ДОУ, не ограничивается приобретением и установкой аппаратных и программных средств. Получить желаемый управленческий и экономический эффект от внедрения СЭД невозможно без соответствующего организационного обеспечения. Переход на новую технологию целесообразен и экономически оправдан только после всесторонней организационной подготовки. Нельзя развернуть новую технологию, в данном случае СЭД, на неподготовленном месте. Прежде, чем внедрять СЭД, необходимо навести полный порядок в существующем «бумажном» делопроизводстве.
Важнейшим аспектом в процессе внедрения СЭД является предпроектный этап, когда в ходе предпроектного обследования выявляются слабые места организации ДОУ, намечаются и реализуются мероприятия по устранению выявленных недостатков.
Обследование документационного обеспечения управления Уральского федерального университета было проведено специально созданной рабочей группой и привлеченными экспертами достаточно квалифицировано. По итогам обследования был подготовлен отчет и намечены мероприятия по подготовке Университета к переходу на электронную технологию документооборота. Но обследование затронуло в основном только деятельность представителей высшего управленческого звена. В значительно меньшей степени рассматривалась деятельность широкого круга сотрудников, труд которых могла бы облегчить автоматизированная технология.
Важнейшим аспектом перехода на новую технологию является выбор СЭД. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, организация получит реальный эффект от ее внедрения. Несмотря на наличие ряда журнальных публикаций, вопрос о методиках оценки и выбора автоматизированных систем разработан очень неглубоко.
При выборе СЭД УрФУ основная борьба развернулась между системой «Дело - Предприятие» (разработчик - компания «Электронные офисные системы», в Екатеринбурге систему поставляет региональный партнер компании «ЭОС» ЗАО «Ронси) и системой «DIRECTUM» (разработчик компания «Директум», в Екатеринбурге систему поставляет генеральный партнер компании фирма «ФИНЭКС Качество»).
После проведенного многоэтапного сравнения двух систем, члены рабочей группы и привлеченные эксперты склонялась к выбору СЭД «Дело». Но, решением Заказчика проекта, проректора УрФУ по экономике и стратегическому развитию была выбрана система «DIRECTUM».
Уставом проекта "Внедрение системы электронного документооборота" предусмотрено 3 этапа перевода документооборота УрФУ на электронную технологию.
Мероприятия, запланированные Уставом проекта в рамках первого и второго этапа, были в целом реализованы и в основном завершены к концу 2013 г. Проведена опытная эксплуатация СЭД с функциями регистрации документов с формированием единой информационно - поисковой системы по документам УрФУ;
автоматизированного согласования распорядительных документов; контроля исполнения документов и поручений.
Реализация проекта обеспечивалась необходимой организационной поддержкой. Был издан ряд организационных документов, регламентирующих различные аспекты проекта. Постепенный переход к новой технологии юридически закреплялся изданием приказов ректора и распоряжений проректора. В целях методического обеспечения внедрения изданы временные регламенты по работе с различными категориями документов.
Промежуточные итоги реализации проекта «Внедрение системы электронного документооборота УрФУ» были подведены на заседании Ученого совета Университета 25.11.2013. На тот момент СЭД УрФУ находилась в состоянии опытной эксплуатации.
В 2014 г. планировалось ввести СЭД УрФУ в промышленную эксплуатацию, которая предполагает дальнейшее совершенствование уже внедренных процессов, внедрение новых методов работы, расширение охвата пользователей системы до рядовых исполнителей. К сожалению, документы, касающиеся практической реализации этих планов, недоступны для изучения.
Вообще недостаточное внимание руководства Университета к информированию сотрудников о ходе внедрения СЭД УрФУ необходимо отнести к недостаткам реализации этого проекта. Например, на сайте УрФУ невозможно найти соответствующие документы и информацию.
Вместе с тем, следует отметить важную роль сотрудников службы документационного обеспечения управления в ходе реализации проекта внедрения СЭД. Именно эти специалисты, являющиеся носителями экспертных знаний в области работы с документами, проводили разъяснительную работу среди персонала о выгодах от внедрения информационной системы.
Несмотря на отдельные недостатки, внедрение СЭД УРФУ обеспечило Университету два типа преимуществ: тактические и стратегические.
Тактические преимущества внедрения системы определяются сокращением временных затрат, снижением трудоемкости работы с документами. Сокращение времени на регистрацию и учет документов, на подготовку и согласование документов существенно повысило производительность труда управленческого персонала
Университета.
Внедрение СЭД обеспечило возможность быстрого поиска документной
информации. Электронные документы в режиме реального времени доступны всем пользователям системы, имеющим соответствующее право доступа,
К стратегическими преимуществами внедрения СЭД УрФУ относятся: сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение качества этих решений за счет оперативной и качественной информационной поддержки. Существенным преимуществом является возможность коллективной работы над документами, возможность обмена данными «по вертикали» и « по горизонтали»
Стратегическим преимуществом является повышение безопасности информации, исключение несанкционированного доступа к информации.
Существенным стратегическим преимуществом является качественное улучшение контроля исполнения документов и поручений, возможность систематизации результатов контроля. СЭД предоставляет возможность централизованного отслеживания хода каждого процесса при максимальной децентрализации работы с документами, что обеспечивает «прозрачность» деятельности Университета для руководителей и сотрудников.
Таким образом, за счет внедрения СЭД осуществляется основная цель проекта - модернизация и повышение эффективности административного управления Уральского федерального университета.
Опыт внедрения СЭД УрФУ представляет несомненный интерес для других высших учебных заведений, принявших решения о переходе на электронную технологию документооборота.
В процессе внедрения выявились многочисленные проблемы, характерные не только для внедрения СЭД в высших учебных заведениях, но и для процессов автоматизации управленческих процессов в целом.
Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами. Система электронного документооборота (СЭД) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла и автоматизации процессов взаимодействия сотрудников организации. В результате
внедрения СЭД должно формироваться единое информационное пространство организации.
Но зачастую организации, внедряющие автоматизированные системы, в результате получают не совсем то, что планировали. Многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя в качестве поставщиков решений для комплексной автоматизации документационного обеспечения управления, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции. В понятие СЭД различные разработчики вкладывают различное содержание. Во многом это объясняется отсутствием единого и полного понятийного аппарата в области создания и внедрения автоматизированных систем ДОУ и их универсальной классификации. Классификации СЭД отличатся друг от друга объемом, принципом классификации, охватом. Ни одна из классификаций не занимает исключительного положения. Не существует универсальной классификации, которую можно было эффективно использовать в качестве основы для формирования требований к СЭД.
В России нет стандартов, позволяющих реально оценивать программные продукты различных разработчиков. Серия стандартов на автоматизированную систему (принятых в 1989 -1990 гг.) касаются любой автоматизированной системы, не соответствуют современным требованиям. Отсутствует и развитый институт независимых экспертов.
Сложившаяся ситуация связана с отставанием теоретического осмысления и юридического обеспечения электронных технологий от их бурного практического развития. Процессы разработки внедрения, эксплуатации СЭД в России нормативно и методически не поддерживаются в достаточной мере. До сих пор отсутствует как базовый закон «Об электронном документе», так и базовый закон «Об электронном документообороте». Более того, в ряде федеральных законов прямо противопоставляются бумажная и электронная формы документов.
В таких условиях каждой организации приходится проделывать значительную работу по выбору СЭД, исходя из максимального учета особенностей организации ДОУ и собственных потребностей.
Выбирая, приобретая и внедряя автоматизированную систему руководители многих организаций до сих пор до конца не понимают, что автоматизация управленческих процессов, в частности процессов ДОУ, не ограничивается приобретением и установкой аппаратных и программных средств. Получить желаемый управленческий и экономический эффект от внедрения СЭД невозможно без соответствующего организационного обеспечения. Переход на новую технологию целесообразен и экономически оправдан только после всесторонней организационной подготовки. Нельзя развернуть новую технологию, в данном случае СЭД, на неподготовленном месте. Прежде, чем внедрять СЭД, необходимо навести полный порядок в существующем «бумажном» делопроизводстве.
Важнейшим аспектом в процессе внедрения СЭД является предпроектный этап, когда в ходе предпроектного обследования выявляются слабые места организации ДОУ, намечаются и реализуются мероприятия по устранению выявленных недостатков.
Обследование документационного обеспечения управления Уральского федерального университета было проведено специально созданной рабочей группой и привлеченными экспертами достаточно квалифицировано. По итогам обследования был подготовлен отчет и намечены мероприятия по подготовке Университета к переходу на электронную технологию документооборота. Но обследование затронуло в основном только деятельность представителей высшего управленческого звена. В значительно меньшей степени рассматривалась деятельность широкого круга сотрудников, труд которых могла бы облегчить автоматизированная технология.
Важнейшим аспектом перехода на новую технологию является выбор СЭД. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, организация получит реальный эффект от ее внедрения. Несмотря на наличие ряда журнальных публикаций, вопрос о методиках оценки и выбора автоматизированных систем разработан очень неглубоко.
При выборе СЭД УрФУ основная борьба развернулась между системой «Дело - Предприятие» (разработчик - компания «Электронные офисные системы», в Екатеринбурге систему поставляет региональный партнер компании «ЭОС» ЗАО «Ронси) и системой «DIRECTUM» (разработчик компания «Директум», в Екатеринбурге систему поставляет генеральный партнер компании фирма «ФИНЭКС Качество»).
После проведенного многоэтапного сравнения двух систем, члены рабочей группы и привлеченные эксперты склонялась к выбору СЭД «Дело». Но, решением Заказчика проекта, проректора УрФУ по экономике и стратегическому развитию была выбрана система «DIRECTUM».
Уставом проекта "Внедрение системы электронного документооборота" предусмотрено 3 этапа перевода документооборота УрФУ на электронную технологию.
Мероприятия, запланированные Уставом проекта в рамках первого и второго этапа, были в целом реализованы и в основном завершены к концу 2013 г. Проведена опытная эксплуатация СЭД с функциями регистрации документов с формированием единой информационно - поисковой системы по документам УрФУ;
автоматизированного согласования распорядительных документов; контроля исполнения документов и поручений.
Реализация проекта обеспечивалась необходимой организационной поддержкой. Был издан ряд организационных документов, регламентирующих различные аспекты проекта. Постепенный переход к новой технологии юридически закреплялся изданием приказов ректора и распоряжений проректора. В целях методического обеспечения внедрения изданы временные регламенты по работе с различными категориями документов.
Промежуточные итоги реализации проекта «Внедрение системы электронного документооборота УрФУ» были подведены на заседании Ученого совета Университета 25.11.2013. На тот момент СЭД УрФУ находилась в состоянии опытной эксплуатации.
В 2014 г. планировалось ввести СЭД УрФУ в промышленную эксплуатацию, которая предполагает дальнейшее совершенствование уже внедренных процессов, внедрение новых методов работы, расширение охвата пользователей системы до рядовых исполнителей. К сожалению, документы, касающиеся практической реализации этих планов, недоступны для изучения.
Вообще недостаточное внимание руководства Университета к информированию сотрудников о ходе внедрения СЭД УрФУ необходимо отнести к недостаткам реализации этого проекта. Например, на сайте УрФУ невозможно найти соответствующие документы и информацию.
Вместе с тем, следует отметить важную роль сотрудников службы документационного обеспечения управления в ходе реализации проекта внедрения СЭД. Именно эти специалисты, являющиеся носителями экспертных знаний в области работы с документами, проводили разъяснительную работу среди персонала о выгодах от внедрения информационной системы.
Несмотря на отдельные недостатки, внедрение СЭД УРФУ обеспечило Университету два типа преимуществ: тактические и стратегические.
Тактические преимущества внедрения системы определяются сокращением временных затрат, снижением трудоемкости работы с документами. Сокращение времени на регистрацию и учет документов, на подготовку и согласование документов существенно повысило производительность труда управленческого персонала
Университета.
Внедрение СЭД обеспечило возможность быстрого поиска документной
информации. Электронные документы в режиме реального времени доступны всем пользователям системы, имеющим соответствующее право доступа,
К стратегическими преимуществами внедрения СЭД УрФУ относятся: сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение качества этих решений за счет оперативной и качественной информационной поддержки. Существенным преимуществом является возможность коллективной работы над документами, возможность обмена данными «по вертикали» и « по горизонтали»
Стратегическим преимуществом является повышение безопасности информации, исключение несанкционированного доступа к информации.
Существенным стратегическим преимуществом является качественное улучшение контроля исполнения документов и поручений, возможность систематизации результатов контроля. СЭД предоставляет возможность централизованного отслеживания хода каждого процесса при максимальной децентрализации работы с документами, что обеспечивает «прозрачность» деятельности Университета для руководителей и сотрудников.
Таким образом, за счет внедрения СЭД осуществляется основная цель проекта - модернизация и повышение эффективности административного управления Уральского федерального университета.
содержание магистерской диссертации – ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
УРАЛЬСКОГО ФЕДЕРАЛЬНОГО УНИВЕРСИТЕТА
выдержки из магистерской диссертации – ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
УРАЛЬСКОГО ФЕДЕРАЛЬНОГО УНИВЕРСИТЕТА
Подобные работы
- ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ВНЕДРЕНИЯ СЭД ОРГАНИЗАЦИИ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
Магистерская диссертация, управление проектами. Язык работы: Русский. Цена: 5500 р. Год сдачи: 2017 - Электронное учебное пособие
«Информационные системы электронного
документооборота»
Дипломные работы, ВКР, информатика. Язык работы: Русский. Цена: 4750 р. Год сдачи: 2017 - ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4360 р. Год сдачи: 2019 - ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ (НА ПРИМЕРЕ ИЗДАТЕЛЬСКО-ПОЛИГРАФИЧЕСКОГО ЦЕНТРА УрФУ (ИПЦ УрФУ)
Магистерская диссертация, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5500 р. Год сдачи: 2016 - ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В МЕЖРАЙОННОЙ ИФНС РОССИИ №17 ПО АЛТАЙСКОМУ КРАЮ
Магистерская диссертация, история . Язык работы: Русский. Цена: 4855 р. Год сдачи: 2022 - Внедрение CRM-системы управления на предприятии
Дипломные работы, ВКР, менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 5900 р. Год сдачи: 2016 - Электронное декларирование в РФ: проблемы и перспективы развития
Дипломные работы, ВКР, таможенное право. Язык работы: Русский. Цена: 5900 р. Год сдачи: 2016 - Паспортная система России: основные вехи исторического ПУТИ и перспективы развития
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2016 - Развитие системы управления персоналом с учетом влияния факторов внешней макросреды (на примере АО «ПО «Электроприбор», г. Пенза)
Бакалаврская работа, менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 4360 р. Год сдачи: 2019
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
Каталог работ (149577)
- Бакалаврская работа (38342)
- Диссертация (978)
- Магистерская диссертация (22138)
- Дипломные работы, ВКР (60355)
- Главы к дипломным работам (2138)
- Курсовые работы (10522)
- Контрольные работы (6265)
- Отчеты по практике (1357)
- Рефераты (1481)
- Задачи, тесты, ПТК (631)
- Ответы на вопросы (155)
- Статьи, Эссе, Сочинения (942)
- Бизнес-планы (51)
- Презентации (106)
- РГР (84)
- Авторефераты (РГБ) (1692)
- Диссертации (РГБ) (1882)
- Прочее (458)
Новости
06.01.2018
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь в выполнении учебных и научных работ на заказ ОФОРМИТЬ ЗАКАЗ
дальше»» Все новости
Статьи
- Где лучше заказывать диссертации и дипломные?
- Выполнение научных статей
- Подготовка диссертаций
- Подводные камни при написании магистерской работы
- Помощь в выполнении дипломных работ
»» Все статьи
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
