ВВЕДЕНИЕ 5
1 АНАЛИЗ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 8
1.1 ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА 8
1.2 ОБЗОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 14
1.3 ОСОБЕННОСТИ ВЫБОРА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.4 АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ МАШИННОГО ОБУЧЕНИЯ В СИСТЕМЕ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 27
1.5 РЕЗУЛЬТАТЫ И ВЫВОДЫ ПЕРВОЙ ГЛАВЫ 32
2 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ МАШИННОГО ОБУЧЕНИЯ В СЭД 34
2.1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ 34
2.2 РАЗРАБОТКА ПОЛНОЙ МОДЕЛИ ПРЕДПРИЯТИЯ 36
2.3 ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ КАК ЕСТЬ 52
2.4 ВЫЯВЛЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ 56
2.5 РЕЗУЛЬТАТЫ И ВЫВОДЫ ВТОРОЙ ГЛАВЫ 58
3 ВНЕДРЕНИЕ МАШИННОГО ОБУЧЕНИЯ В СЭД WSS DOCS 60
3.1 ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ
ИСПОЛЬЗОВАНИИ МАШИННОГО ОБУЧЕНИЯ 60
3.2 ПРОЕКТ РАЗРАБОТКИ ВНЕДРЕНИЯ МАШИННОГО ОБУЧЕНИЯ В СЭД 65
3.3 ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ ОТ ПЕРЕХОДА НА МАШИННОЕ ОБУЧЕНИЕ 77
3.4 РЕЗУЛЬТАТЫ И ВЫВОДЫ ТРЕТЬЕЙ ГЛАВЫ 88
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 90
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 93
В современном информационном обществе деятельность любого предприятия все больше становится электронной деятельностью. Поэтому компьютерные информационные системы становятся одним из основных факторов эффективности деятельности предприятия.
Вопрос о необходимости автоматизации систем электронного документооборот давно перешел в практическую плоскость. Необходимость в автоматизации разные организации сегодня видят по-разному.
Деятельность любого современного предприятия сопровождается накоплением огромных объемов данных, которые часто имеют разнородную структуру и не поддаются простой агрегации. В результате менеджерам трудно делать значимые выводы на основе имеющейся информации, что неизбежно усложняет процесс принятия управленческих решений. Для продуктивной работы с массивами данных требуются специальные средства интеллектуального анализа.
Актуальность выбранной темы состоит в том, что внедрение машинного обучения в системы электронного документооборота является новым и мощным инструментом для упрощения работы с документами. Многие организации уже перевели бумажный документооборот в электронный, поэтому необходимо рассмотреть вопрос как внедрение машинного обучения с систему электронного документооборота повысит производительность каждого сотрудника и предприятия в целом.
Целью исследования является автоматизация процесса подготовки документа с использованием алгоритмов машинного обучения.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:
1. Проанализировать основные особенности и принципы перехода к системам электронного документооборота.
2. Разработать проект внедрения машинного обучения в СЭД на примере ПАО «КАМАЗ».
3. Выявить преимущества и проблемы, связанные с процессом внедрения машинного обучения в систему электронного документооборота.
4. Предложить рекомендации по внедрению машинного обучения в систему электронного документооборота «WSS Docs».
Объектом исследования данной работы выступает информационная система предприятия для внедрения машинного обучения. Предметом исследования является процесс подготовки документа в системе электронного документооборота.
В ходе работы над выпускной работой были использованы теоретические и эмпирические методы: систематизация, анализ литературы и нормативно - правовой документации, сравнительно-сопоставительный анализ, синтез и обобщение полученных данных, анализ работы предприятия по составленным моделям.
Тема внедрения машинного обучения в системы электронного документооборота изучена недостаточно подробно. Исследователи только начинают изучать тему, связанную с внедрением машинного обучения в системы электронного документооборота. В основном это люди, непосредственно участвующие во внедрении или работающие в компаниях, внедряющих системы электронного документооборота, то есть научные труды, обычно, носят прикладной характер.
Новизна научного исследования заключается в принципиально новом применении машинного обучения для автоматизации процесса подготовки документа путем уменьшения выполнения ручных действий сотрудником предприятия, за счет чего повышается его эффективность.
Материалы данной работы, обобщённые по итогам анализа, могут быть использованы в качестве практического применения на предприятии для повышения эффективности работы всех подразделений и как следствие получения экономической выгоды от внедрения машинного обучения в систему электронного документооборота.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. Первая глава посвящена анализу внедрения систем электронного документооборота, в частности внедрения машинного обучения. Во второй главе проводится моделирование основного бизнес-процесс и анализ текущей деятельности предприятия. В третьей главе разрабатывается проект внедрения машинного обучения для выбранного предприятия, также проведен анализ экономической эффективности.
Теоретической базой для реализации задач были работы отечественных и зарубежных ученых и специалистов, посвященные проблеме внедрения электронного документооборота и применения машинного обучения.
Методологический инструментарий, используемый для выполнения выпускной квалификационной работы, составляли такие программные продукты, как Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, BPWin.
В современном мире большинство крупных предприятии сталкиваются с проблемой накоплением и хранением больших объемов документов, как внутренних, так и внешних, которые необходимо систематически обрабатывать. Для решения данной проблемы компании как правило прибегают к информационным технологиям.
Современные системы электронного документооборота обеспечивают возможность централизованно хранить большой объем документов в виде цифровой информации. При этом возникает другая проблема, как перевести большой поток документов в цифровой вид, затратив при этом минимум времени и трудовых ресурсов.
После анализа теоретического материала по внедрению систем электронного документооборота было выявлено, что для того чтобы обеспечить высокую скорость работы сотрудников многие системы электронного документооборота прибегают к использованию искусственного интеллекта, а именно к применению машинного обучения для уменьшения затрачиваемых ресурсов в целях оптимизации деятельности всей организации. Кроме того, внедрение в систему электронного документооборота машинного обучения позволит наиболее оперативно и с большой точностью отслеживать оборот конкретного документа в организации.
Анализ деятельности и бизнес-процесса движения документов на предприятии выявил, что сотрудники затрачивают огромное количество времени на подготовку документа, а именно ввод данных в систему. Применение машинного обучения значительно упростит подготовку документа и позволит сократить количество времени и трудовых ресурсов на обработку, исполнение и контроль документов. Кроме того, внедрение машинного обучения повысит персональную продуктивность сотрудников за счет более точного определения маршрута согласования и назначения исполнителей.
Основываясь на результатах исследований, целесообразно выбрать именно машинное обучение для автоматизации работы с системой электронного документооборота на предприятии. После проведенного анализа бизнес-процесса движения документов на предприятии был описан путь совершенствования данного бизнес-процесса с применением машинного обучения. Изменения в процессе были отображены в модели TO-BE.
Далее был разработан план по внедрению машинного обучения в систему электронного документа оборота WSS Docs и разработан ряд рекомендаций:
1. Для внедрения нужно определить схемы последовательности операций и способ передачи информации.
2. Для успешного внедрения необходимо определить какие бизнес - процессы мы улучшаем, и по какой методике будет проверяться результат
3. Российские предприятия традиционно ведут очень много различных учетных форм, которые и являются носителем информации. Машинное обучение может использовать информацию из этих документов, а также предполагает не только хранение данных, но и управление ими.
4. Помимо сбора данных, необходимо их очистить и определить особенности, влияющие на итоговый результат.
5. После сбора и актуализации данных происходит обучение алгоритма.
6. После выполнения обучения алгоритма начинается самый сложный этап - этап интеграции в систему на предприятии и обучение на существующих данных. Как правило, данный этап занимает много времени, поэтому необходимо полное погружение в процесс как заказчика, так и исполнителя.
7. После выполнения внедрения машинного обучения в систему начинается этап эксплуатации решения, на котором происходит сбор обратной связи по работе модели и при необходимости переобучение системы под новые требования. Как правило, на данном этапе переобучение занимает меньше времени.
Для оценки эффективности внедрения машинного обучения в СЭД был проведен анализ различных экономических показателей, который показал, что проект внедрения машинного обучения в СЭД требует больших вложений только на начальном этапе, но при этом помогает компании уменьшить количество рутинной работы по вводу документов и как следствие увеличить производительность труда, а с ним и значительно увеличить прибыль предприятия. Общие затраты на внедрение проекта составят 5 125 200 руб., а инвестиции в проект окупятся уже на восьмой месяц.
Данный проект представляет практическую значимость для деятельности ПАО «Камаз». Материалы данной выпускной работы могут быть использованы в качестве практического руководства по применению машинного обучения в системе электронного документооборота.
Таким образом, были выполнены все поставленные задачи выпускной квалификационной работы: проанализированы основные особенности перехода к системам электронного документооборота, рассмотрены основные характеристики систем электронного документооборота, выявлены основные преимущества, связанные с процессом внедрения машинного обучения в систему электронного документооборота, построена полная модель предприятия, проведено моделирование бизнес процессов с обозначением существующих проблем в компании и их решением, Также были разработаны рекомендации при переходе к применению машинного обучения и проведена оценка экономической эффективности.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
